Administrasjonens arbeid
RfD ivaretar bestillerfunksjonen for renovasjon i ni kommuner.
Selskapet hadde 22 ansatte ved utløpet av 2017.
Alle ansatte har arbeidssted på Grønland 1 i Drammen. Siden RfDs tjenesteproduksjon foregår gjennom kontrakter, arbeider selskapets ansatte i hovedsak med innkjøp, utvikling, kontraktsforvaltning, økonomi og kommunikasjon. Administrasjonens arbeid baserer seg på selskapsstrategien som ble vedtatt i desember 2013, samt gjeldende eierstrategi som ble revidert i 2016. Administrasjonen arbeidet i 2017 med ny selskapsstrategi.
2017 ble et unntaksår for RfDs administrasjon, fordi selskapets kontraktspartner for innsamling av avfall fra husstandene, RenoNorden, gikk konkurs høsten 2017. Dette var den største kontrakten til RfD, og situasjonen medførte vesentlig omprioritering av oppgaver for hele RfDs administrasjon. Alle ansatte og avdelinger var involvert med ulike oppgaver, for å sikre at innbyggerne ble minst mulig berørt.
Arbeidet med å forberede en mulig konkurs begynte allerede på forsommeren. Administrasjonen utarbeidet beredskapsplaner og foretok en hasteanskaffelse for innsamling av avfall dersom en konkurs skulle oppstå. Norsk Gjenvinning Renovasjon AS inngikk avtale om å kunne starte opp på 24 timers varsel dersom avtalen med RenoNorden opphørte i løpet av det første året. Da konkursen var et faktum, ble det inngått avtale om midlertidig innsamlingskontrakt med Norsk Gjenvinning Renovasjon AS.
Etter inngåelse av midlertidig innsamlingskontrakt startet RfD umiddelbart arbeidet med utlysning av anbudsrunde for ny ordinær innsamlingskontrakt. Den nye innsamlingskontrakten forventes å bli signert i løpet av første halvdel av 2018, med oppstart 1. november samme år.
Drift og utvikling
Arbeidet med innsamlingskontrakten gjennom oppstart, konkurs og nye anskaffelser i kjølevannet av konkursen, gjorde at mye av ressursene i avdelingen ble omprioritert til oppgaver knyttet til dette. Avdelingen foretok hasteanskaffelsen, hadde oppstart av driften av den midlertidige kontrakten samt utarbeidet konkurransegrunnlaget for den nye ordinære kontrakten som skal vare de neste seks årene. Etter RenoNordens konkurs, overtok RfD eierskap til renovasjonsbilene. Arbeidet med drift og vedlikehold, som følge av å være eier av driftsmidlene, har vært ressurskrevende.
Driften foregår gjennom forvaltning av mer enn hundre løpende kontrakter innen innsamling, drift og avsetning av avfall. I anbudskonkurranser stiller RfD strenge krav blant annet til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår hos bedrifter som utfører oppdrag på vegne av selskapet.
RfD stiller også omfattende krav til egenrapportering fra leverandørene via sitt kvalitetssystem. For å verifisere forholdene har selskapet et program for regelmessige revisjoner av eget og leverandørers kvalitetssystemer, utført av tredjepart.
Det er utplassert ca. 173.000 avfallsbeholdere hos husstandene i Drammensregionen. I 2017 gjennomførte 55 renovatører hele 4,2 millioner beholdertømminger. Det ble mottatt 2647 meldinger om manglende eller forsinket tømming, noe som utgjør 0,63 promille. Alle avvik registreres og utbedres omgående. Brukerundersøkelser viser at innbyggerne i Drammensregionen er svært godt fornøyde med tjenesten som RfD leverer med avfallshentingen.
RfD har syv gjenvinningsstasjoner i regionen. Det er ca. 45 ansatte som arbeider hel- eller deltid på stasjonene. De gjør et viktig arbeid i å veilede og hjelpe de besøkende. Dette gir god kundetilfredshet og økt kildesortering. Brukerundersøkelser viser at de besøkende er godt fornøyde med tilbudet på gjenvinningsstasjonene og med jobben de ansatte gjør. Det planlegges nye gjenvinningsstasjoner i Eiker og Drammen etter samme konsept, samt oppgraderinger på eksisterende små stasjoner. I Eiker er selskapet i dialog om en mulig tomt, mens det i Drammen er større utfordringer med å finne egnet tomt.
RfD skal etablere en ny hovedomlastingsstasjon for alle avfallstyper, og arbeidet med dette er i full gang. Det er gjennomført en konkurranse, hvor tre lokasjoner er vurdert for ny stasjon. Valget falt på Aksen Næringspark ved Hokksund, hvor reguleringsarbeidet er i gang.
De ansatte i RfD
RfD har i 2017 revidert renovasjonsforskriftene i samarbeid med eierkommunene. En ny, felles forskrift for alle eierkommunene ble politisk behandlet i alle de ni kommunestyrene i 2017, og trådte i kraft 1.1.2018.
RfD er avfallsfaglig høringsinstans i reguleringsplaner og utbyggingsprosjekter i alle ni eierkommuner. Antallet saker er stadig økende, og i 2017 utgjorde dette arbeidet ca. 70 uttalelser. Gode renovasjonsløsninger er en av forutsetningene for å lykkes i moderne byutvikling, og RfD ønsker å fortsette å ha fokus på dette. Stadig flere borettslag og sameier velger nedgravde avfallscontainere. Dette gjelder både etablerte bygg og nybygg. I 2017 ble det satt ut 67 nye nedgravde avfallscontainere på 16 hentesteder. Totalt har RfD nå 386 nedgravde avfallscontainere fordelt på 70 anlegg.
Selskapet har hatt et tilbud om hytterenovasjon i fire kommuner langs kysten, men vil nå utvide tilbudet til alle hytter i alle områder i våre kommuner. Det er etablert en prosjektgruppe, og i 2017 er det foretatt forundersøkelser og piloter. Hytteeiere i alle kommuner vil få tilbud om samme kildesorteringsystem som innbyggerne for øvrig i Drammensregionen.
Nedgravde avfallscontainere
Kommunikasjon
RfDs kommunikasjonsavdeling har ansvar for selskapets eksterne og interne kommunikasjon i ulike kanaler, både massekommunikasjon og en-til-en kommunikasjon.
En av de viktigste arbeidsoppgavene for kommunikasjonsavdelingen i 2017 var knyttet til oppstarten av ny innsamlingskontrakt, og den påfølgende konkursen hos RenoNorden. Dette var et arbeid som krevde betydelige ressurser. Det ble utarbeidet krisekommunikasjonsplan som ble iverksatt umiddelbart da konkursen var et faktum. Dette innebar også utarbeidelse av tiltak som måtte være klare ved behov, da tidsaspektet ville være kritisk. Det ble blant annet utarbeidet pressemeldinger for ulike scenarier, tekster til egne nettsider, informasjonsskriv til renovatører, svar på kritiske spørsmål som kunne komme med mer. I tillegg ble det utarbeidet plan for internkommunikasjon, med møtepunkter blant ansatte og renovatører.
I henhold til RfDs selskapsstrategi skal selskapet satse på fremtidsrettet brukerkommunikasjon. Høsten 2017 lanserte RfD selvbetjeningsløsningen Min side, en digital og døgnåpen tjeneste med innlogging via ID-porten. Innbyggerne får her oversikt over renovasjonsordningen knyttet til sine eiendommer. På Min side kan man melde inn et problem, endre beholderstørrelse, søke om tilskudd eller fritak. Løsningen reduserer omfanget av manuelle oppgaver på RfDs kundesenter, samt bidrar til en mer effektiv og brukerorientert dialog med innbyggerne.
RfDs nye app – Min Renovasjon.
RfDs kundeservice besvarer innbyggernes mange spørsmål om renovasjon. I 2017 besvarte vi 20 055 telefonhenvendelser og 10 014 henvendelser på e-post. Mange henvendelser besvares også via Facebook, hvor 7132 personer følger RfD. Kundeservice fikk inn 1345 saker til behandling i 2017. Størstedelen av disse gjaldt søknader om fritak fra renovasjon. Kundeservice håndterte også 2559 henvendelser fra eiendomsmeglere via tjenesten Infoland i 2017. Dette er en tjeneste RfD tilbyr mot betaling.
RfD har i flere år tilbudt varsling om hentedager på app og SMS. Omtrent 15 000 innbyggere har lastet ned RfDs app Min Renovasjon, og 16 392 innbyggere får varsling om hentedager på SMS. For innbyggere som ikke har muligheter for å motta oversikt over hentedager for avfall elektronisk, tilbyr RfD en enkel henteoversikt på papir. Oversikten ble sendt per post til 963 personer ved siste utsendelse i 2017, noe som er en betydelig nedgang fra året før. Kildesorteringskalender på papir ble fulldistribuert siste gang i desember 2013.
RfD har stort fokus på å gi barn og unge i alle aldre opplæring innen kildesortering, gjenvinning og i å ta vare på ressursene våre. Alle barnehager og skoler i Drammensregionen kan fritt benytte undervisningsmateriell utarbeidet av LOOP Stiftelsen for kildesortering og gjenvinning, hvor RfD er med som samarbeidspartner. Materiellet er i henhold til undervisningsmålene i barnehage og skole. For undervisningsåret 2017-2018 får alle barneskolene (1.-4. trinn) en underholdende og lærerik forestilling om forbruk og avfall. I 2017 deltok 1255 elever fra 53 skoleklasser i undervisning på en av RfDs gjenvinningsstasjoner. RfD har også undervisning for introduksjonsklasser for flyktninger og innvandrere samt asylmottak. I 2017 samarbeidet RfD med Lier videregående skole gjennom Lektor2, som er et samarbeid mellom skole og arbeidslivet om undervisning i realfag. Elever på elektrolinja hadde prosjektoppgave om sin behandling av elektroavfall. RfD deltok i jurien for Ungt Entreprenørskap for ungdomsskole for klassen «Grønt og genialt». RfD er også samarbeidspartner i REdu, avfalls- og gjenvinningsbransjens kompetanseløft. Via REdu hadde RfD i 2017 et Summer Internship, en student som hadde en lærerik sommerjobb knyttet til sitt studie.
Økonomi
RenoNordens konkurs medførte i 2017 at selskapet for første gang har kjøpt renovasjonsbiler. De fleste av disse er nye biogassbiler overtatt fra RenoNordens konkursbo. I forbindelse med konkursen utarbeidet RfD oversikt over alle ansatte i RenoNorden og la forholdene til rette for en så smidig overgang til ny arbeidsgiver som mulig. Det ble sørget for nødvendig juridisk bistand og rettledning for tidligere ansatte i RenoNorden. De fikk også hjelp av RfD til å søke lønn dekket via lønnsgarantifondet i NAV da den midlertidige innsamlingskontrakten med Norsk Gjenvinning Renovasjon AS ble satt i verk. De økonomiske konsekvensene av konkursen har ikke medført behov for justering av renovasjonsgebyrene, og driftsregnskapet for 2017 er innenfor budsjett og rammer for virksomheten.
RfD sender ut omtrent 130 000 fakturaer i året. I henhold til selskapsstrategien skal RfD tilby fremtidsrettet brukerkommunikasjon. Dette gjelder også for utsendelse av fakturaer. RfDs økonomisystem Agresso ble i 2017 oppgradert til ny plattform. En helt ny faktureringsløsning ble implementert og tatt i bruk. Denne har gitt mulighet for å kunne tilby abonnentene faktura på både tradisjonelle og moderne plattformer, og er tilrettelagt for nye, fremtidige løsninger. Selskapet tilbyr nå faktura per avtalegiro og eFaktura i nettbank, faktura i Digipost, på Vipps og i EHF-format. Faktura på papir tilbys også, men stadig flere velger elektroniske alternativer.
Økonomimodellen er i stadig utvikling, med formål om effektivisering og økt kontroll. Antallet konti er redusert, avfallsmengder registreres inn og det er integrerte moduler for anlegg (investeringer) og planlegging (budsjettering og prognoser). En egen anleggsmodul ivaretar behovet for sikkerhet, oversikt og kontroll. Dette er særlig viktig i perioder med store investeringer, som var tilfelle ved kjøp av renovasjonsbilene fra RenoNordens konkursbo i 2017.
Det utarbeides prognoser basert på tall fra de budsjettansvarlige. Dette brukes i selskapets rapportering og økonomioppfølging. I løpet av 2017 ble det utarbeidet fire prognoser, som i ettertid har vist seg å være i godt samsvar med årsregnskapet.
Nye biogassbiler ble overtatt fra RenoNorden i forbindelse med konkursen.